牙科诊所前台服务流程,这几个关键步骤,缺一不可!

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牙科诊所前台服务流程,这几个关键步骤,缺一不可!

     前台是牙科的重要岗位,其工作表现直接影响客户的初体验。而客户是否选择我们,并且持续复购和转介绍,往往也是看的初体验。前台人员是门诊的门面形象,也往往是门诊内外就诊、访客首先接触的员工,所以前台人员在仪容及礼貌方面不断的检点及警惕,其一举一动代表了机构的形象及声誉。更由于前台人员是长处备受注目的环境之中,顾客往往可以从前台人员的接待及相应的工作情况看出门诊的管理水平。


01

 接待前准备,保持有序性

      

       1、至少提前半个小时到门诊,快速穿好工作服、盘好头发,整理自己的仪容仪表。并且,手机调试到静音,全面进入工作状态。


  2、打开窗帘,查看吧台内外卫生,打开饮水机,座椅摆放整齐,展台物品整洁、齐全。如果还有更具体化的内容,可以根据实际情况来定。


  3、打开电源、对讲机、打开电脑及其软件和结算页面,POS机检查打印纸是否足够。这样,不至于客户来了,还手忙脚乱,给人一种不专业的感觉。

  4、测试电话能否接通,塑料袋和CT袋的数量是否充足。这些都是前台的基本工作,但是关键是定期和按时地检查。


  5、室内光线以客户舒适为标准,不可以阳光直射,也不可以光线昏暗。并且,前台要在适当的时机,及时、有效地控制窗帘及灯光。


  6、准备好门诊的登记本、处置单、处方单、收据。在此基础上,效率的提升显著,也可以塑造价值。


  7、通过复诊预约,提醒客户回来的时间,将这些信息告诉医生。另外,还要查看回访中心,提醒医生打电话回访。


  8、如果与客户有提前的沟通,我们可以到门口迎接客户,如果客户是开车来的,还可以预留停车位。

02

 接待时细心,体现出关怀

      

    在接待时,前台的服务流程是什么?关键词有两个,一是细心、二是关怀。其实,医生和护士更多承担的是技术工作,而前台接触客户的过程更能体现服务。这是有些门诊没有做好的。以下是10个建议:


  1、用甜美的微笑,温柔的声音把客户迎进门,然后指引他们到前台登记信息。


  2、面对初诊客户,查看是否有电子病历的存档,辨别初、复诊;面对复诊客户,找出对应的病历,填写处置单并安排相应的医生接诊。


  3、若客户不能直接就诊、需要等待,要安抚他的情绪,可以倒杯水或拿书刊。


  4、前台拿着处置单把客户引领至医生处,并简单给医生做介绍,做好交接。


  5、看牙结束后,与客户确认处置单上的复诊时间,具体是确认时间是否确定、确认提醒电话什么时间打合适。


  6、收费要唱收唱付,大额纸币必须过验钞机,明细录入相应的软件系统。还要与指定人员对账完成账目、现金、票据的交接。


  7、客户离开半小时内,根据处置单,补充完门诊登记本和软件上的信息。这包括时间、病历号、姓名、性别、年龄、电话、住址、来源、初诊/复诊、牙位、诊疗项目、医生、助手共计十三项,备注栏酌情填写。


  8、随时查看前厅卫生情况,及时打扫卫生。


  9、若临时需要离开,需找人替班,并交接清楚。


  10、填写医疗垃圾登记本,把登记本、处置单、电脑信息核对一遍,整理处置单,把病历归档。

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